top of page

זהו דבר בסיסי. אתה תנחה את המזכירה שאנחנו נצמיד לך איך לענות לטלפון וכך היא תענה לכל שיחה. 

הלקוח שמתקשר ימסור לה מה הוא צריך והיא תרשום לה. לאחר מכן היא תגיד לו תודה על השיחה, ואם זה משהו שיש בסמכותה לטפל, היא תטפל ואפילו לא תטריד אותך. ואם זה משהו שמחייב התייחסותך היא תתקשר אליך ותשאל.

כדי לא להטריד אותך יותר מידי, פניות לא דחופות שכוללות לקוחות עצבניים שיכולים ללכת לאיבוד, ירוכזו ע"י המזכירה ושיהיה לך זמן תענה לה על הכל כדי שהיא תוכל לטפל בהן.

מענה טלפוני
הצעות מחיר

אתה יכול להנחות את המזכירה שלך וללמד אותה לתת הצעות מחיר לפי מחירון שעל פיו אתה עובד. לדוגמא: אם אתה עובד בטכנאות של מוצרי חשמל. אז המחיר לביקור ללא החלפת חלק הוא 150 ש"ח + מע"מ, והמחיר לתיקון או החלפה של חלק הוא מחיר החלק + 100 ש"ח לכל שעת עבודה. אתה תהייה זה שתחליט על המחירים וגם על ההנחות אותם אתה רוצה לתת ותנחה את המזכירה שלנו. 

במידה והמזכירה נתנה הצעת מחיר שהתאימה ללקוח שלך והוא רוצה לסגור את העסקה, אתה תנחה את המזכירה איך עושים זאת. אם למשל מדובר בתשלום דרך כ.אשראי שהיא תוכל לגבות דרך שירותי סליקה שאתה עובד איתם. או למשל אם זה אומר להחתים את הלקוח על טופס הזמנת עבודה וכו'... על סגירת עסקאות המזכירה צריכה להיות מתוגמלת באחוזים. המטרה: שתהייה לה מוטיבציה לסגור כמה שיותר עסקאות חדשות עבורך. 

סגירת עסקאות
העברת שיחות
טיפול בתלונות
ניהול יומן

ישנה אפשרות שהמזכירה תנהל עבורך את היומן. איך? יש תוכנה של ניהול יומנים. המזכירה תשב מול התוכנה שלך ותקבע לך פגישות. בסוף היום היא תעביר לך את היומן של היום למחרת. כמובן שאם יש עדכונים או ביטולים אתה תנחה את המזכירה לשנות אותו בהתאם לצרכים שלך.

תלונות זה עניין קשה וטעון עבור כל עסק אבל יחד עם זאת זה חלק מהחיים שלו. כמו שאומרים מי שלא עובד לא לומד. לכן צריך לטפל בלקוחות כועסים בנחמדות רבה ולהימנע מלריב איתם. מה שיכול להוביל לתביעות משפטיות מיותרות. המזכירה תענה ללקוחות האלה בתאום מלא איתך ותהייה נחמדה בצורה שאולי אתה לא היית יכול להיות בגלל הלחץ שיש לך כעת בעבודה. זה משהו מאוד חשוב ואסור לזלזל. יש מקרים שעקב טיפול נכון בתלונה הרווחת עוד לקוחות חדשים!

במקרים שבהם לא תדע המזכירה לטפל או במקרים שהלקוח מתעקש לדבר איתך אישית, תענה לו המזכירה: אין בעיה אני כבר מעבירה אותך לאיציק (לדוגמא) ותעשה מיד שיחת ועידה כאשר תענה לטלפון היא תעדכן אותך מי מתקשר ובקשר למה ואז תנתק ואתה תקבל את השיחה. כמה פשוט.

אז מה בעצם תעשה המזכירה שלך?

בעיקרון, כל מה שתבקש. 

אבל כדי לעשות לך סדר הנה כמה מהשירותים שכל בעל עסק צריך ממזכירה.

עזרה בגבייה ומעקב אחר תשלומים

לא פעם קורה שחוזר שיק של לקוח, או לקוח שמשלם בהסדר של שוטף + (מי לא מכיר את המונח הזה). זה מתסכל מאוד לרדוף אחרי כסף. לרוב בעלי המקצוע לא עושים זאת ובכך מפסידים כסף שעבדו בשבילו. המזכירה תוכל לעזור לך גם בזה. לפני שפונים לעו"ד ש"יפחיד" את החייבים אפשר לנסות קודם לדבר איתם בדרכי נועם ולבקש כי יסדירו את החוב בהקדם. לפעמים גישה טובה תעזור בגבייה. ולפעמים גם לא. במידה שיש צורך, המזכירה תוכל לכתוב מכתב בשמך (שאתה תאשר את הנוסח שלו כמובן) בו אתה דורש להסדיר את החוב לפני פנייה לעו"ד. המזכירה תרכז לך את החייבים אשר מתחמקים ושכדאי להפנות את החובות שלהם לעו"ד. זהו עוד אלמנט שמכניס לך כסף לעסק ושלך אין זמן לטפל בו.

הנהלת חשבונות

  • הנפקת חשבוניות (בתשלום לפי כל חשבונית)

  • הפקת דוחות

  • שליחת החשבוניות ללקוח במייל ובדואר

  • ביצוע דוחות מע"מ (התשלום נעשה ע"י הלקוח)

  • הכנת תלושי משכורת (בתשלום לפי כל תלוש)

bottom of page